Secrétaire assistante (SA) - Niveau IV
Le/La Secrétaire Assistant(e) prend en charge les travaux administratifs et la logistique de son service.
Il (elle)
- saisit et met en forme des documents à l’aide des outils bureautiques
- en effectue la reproduction
- assure la transmission et la mémorisation des informations
- répond aux demandes d’information
- filtre et transmet les communications
- procède à l'organisation matérielle des réunions, des déplacements, des séminaires, etc.
Dans tous les cas, il/elle rationalise, fait évoluer son poste de travail avec les outils bureautiques et télématiques et élabore des procédures d’organisation.
Le métier s’exerce avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon l’organisation, la taille et le domaine d’activité de l’entreprise.
La majeure partie de l’activité s’effectue en conversationnel avec un écran informatique et un clavier.
Les relations avec les autres services et les communications (parfois nombreuses), en provenance de l’extérieur influent sur le rythme de travail et imposent des interruptions fréquentes de l’activité en cours.
Le/La Secrétaire Assistant(e) peut exercer dans différents secteurs d’activité. Il/elle doit posséder une capacité d’adaptation qui est un savoir-faire spécifique du métier.
Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe
- Produire des documents professionnels courants
- Assurer la communication des informations utiles à l’activité du service ou à la structure
- Assurer le classement et l’archivage des documents du service ou de la structure
- Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur
- Assurer le suivi du courrier
- Coordonner le planning d’activités d’une équipe et fixer des rendez vous
- Organiser les déplacements et les réunions
- Gérer un stock de consommables
Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l’entreprise
- Assurer l’administration des achats et des ventes
- Régler les litiges administratifs ou commerciaux de premier niveau
- Assurer le suivi administratif courant du personnel
- Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l’activité du service ou de l’entreprise
6 semaines : connaissance du milieu professionnel, application concrète et enrichissement des acquis de la formation, renforcement des compétences.
- Les supports de formation et l'organisation pédagogique favorisent des parcours personnalisés. La formation est très pratique, chaque stagiaire dispose d'un poste de travail et d'équipements qui lui permettent d'intégrer la théorie grâce à de nombreux exercices.
- Les techniques de recherche d'emploi sont intégrées dans le déroulement de la formation.
- Niveau de culture générale des classes de 2de ou équivalent
- Discrétion, rigueur, organisation, capacités relationnelles
- Formation secrétaire-assistant(e) : 10 mois
- Préparatoire recommandée, ajustable, habituellement de 3 à 6 mois
La formation est validée par le Titre Professionnel de niveau IV de Secrétaire Assistant(e) (SA), délivré par le Ministère chargé de l'Emploi après certification par un jury de professionnels que les compétences visées par la formation sont acquises.
Sur prescription de la MDPH[1] du département auprès de laquelle le candidat a déposé sa demande d'orientation professionnelle.
Contacts
Sabrina FERRY, formatrice en secrétariat
Christelle CASTALDI, secrétaire chargée des admissions
L'ADAPT – Aube 24 rue de la Paix 10000 TROYES 03 25 83 12 40
troyes@ladapt.net
[1] MDPH : Maison Départementale des Personnes Handicapées
